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2-1 活用Alt访问键
2-2 快捷方式一键转换“显示格式”
2-3 快速复制字体和字符的“格式”
2-4 即时插入行和列
2-5 快速操作大量数据
2-1 活用Alt访问键
为了快速进行Office操作，尽量减少鼠标和触摸操作，多用键盘操作是有效的。
Windows 具有使用多个组合键执行菜单命令的“快捷键”。快捷键的优点是您可以按一次组合键，就可以直接启动菜单中的命令。对于像 Excel 这样的多功能应用程序，如果您尝试为所有功能分配快捷方式，则要使用的键数和组合会很复杂。因此，有许多功能没有分配快捷键。
这就是“访问健”发挥作用的地方。这是一种使用键盘而不是使用鼠标或触摸来操作工具栏（功能区）图标等可见项目的功能。快捷键同时按下多个键，而访问键则按特定顺序一次按下一个键。我们在这一节课中主要讲解一下“Alt”的访问键。
当您按下“Alt”键进入快捷键操作模式时，工具栏（ribbon）图标上会显示字符等，因此您可以通过连续按键指定您要使用的组。在同时按下快捷键的同时，一个接一个地按下访问键。没有时间限制，即使慢慢操作也没有问题。可以将两个字母分配给一个图标，但在这种情况下，请从左侧一次按一个字母。分配给每个功能（图标）的键不会改变，因此如果您记住顺序，您可以快速连续地操作而不会出现任何问题。
2-2 快捷方式一键转换“显示格式”
你在日常业务的Exce表l中输入金额时，输入了“¥1,234”吗？记账本是很自然的一种记法，但用在 Excel 上就很不方便了。因为它包含“¥”和“,（逗号）”符号，所以被当作“字符串”处理，不能用函数计算。为了高效地使用 Excel，不在单元格中输入“¥”或“,（逗号）”是一个规则。
但是，我想在最终输出结果中添加“¥”或“,”。在这种情况下，“显示格式”很有用。“显示格式”是一种功能，允许您根据指定的格式仅更改外观，同时保持单元格中的值不变。例如，如果将值为“1234”的单元格的显示格式更改为“货币”，则显示为“¥1,234”，但内部值仍为“1234”，因此可以在一个函数并按原样计算。
顺便说一句，“日期”的大小写比较特殊，如果你输入一个整数，它会被转换成一个日期。实际上，Excel 内部将 1900/1/1 计为“1”，并将该数字计为距此日期的天数。例如，“1234”是第 1234 天 =“1903/5/18”。
这种显示格式可以从“主页”选项卡中间的列表或“格式单元格”窗口中的“格式”选项卡中设置。利用这一点。
在单元格中输入1000，按快捷键如上图。
- ①会计形式:1000->1,000
- ②货币形式:1000->¥1,000
- ③百分比形式:1000->100000%
- ④标准形式:1000->1000
“Control”和“Shift”键垂直排列在键盘左侧，因此最好用左手拇指同时按下它们，然后用右手按数字键。另外，数字键盘上的“0”到“9”不能作为快捷键使用。可以使用其他符号，但对于数字，一定要按字母键一侧的数字键。
作为快捷键的记忆方式，“4”键画了一个“$”标记，所以“Currency”，“5”键画了一个“%”标记，所以“%”和相关标记，很容易猜测和容易记住。另外，记住“3”键上的“#”标记看起来像日历怎么样？
2-3 快速复制字体和字符的“格式”
在 Excel 中制表时，经常会出现您希望为多个单元格分配相同格式的情况，例如每行的标题。但是，选择每个单元格，显示单元格格式化窗口（“Control”+“1”），手动设置值的效率不高，可能会出现意想不到的错误。
一种方便的方法是仅复制和粘贴单元格格式。使用普通的复制和粘贴，包括单元格值在内的所有内容都会被复制，但如果只粘贴格式，则可以只将格式与原始内容匹配，而不会更改目标单元格中的值。您可以省去粘贴整个原始单元格并重写值的麻烦，因此工作效率将大大提高。
复制格式，选中要复制的单元格，点击工具栏“开始”选项卡→“剪贴板”中的“复制/粘贴格式”图标（如果使用快捷键，点击“Alt->H- >F->P）。鼠标光标变为画笔形状，当您单击要粘贴的单元格时，只会粘贴复制的格式，而单元格值保持不变。
- ①选择要复制格式的单元格。
- ②用鼠标点击[开始]选项卡中的[格式刷]。
- ③将鼠标移到要格式粘贴的单元格上，当鼠标的形状变成了刷子形状，单击鼠标。
- ※如果想要连续粘贴形状，请在步骤②时双击鼠标。这样在步骤③时便可以连续粘贴格式了。
顺便说一句，仅粘贴已复制单元格格式的快捷方式是“Control”+“Alt”+“V”。这将调出“选择性粘贴”窗口，按“T”并在“粘贴”列中选择“格式”。现在，当您按下回车键时，只会粘贴您复制的单元格的格式。
另外，如果要粘贴的地方很多，双击“复制/粘贴格式”图标。这样，鼠标光标将保持画笔形式，直到您按下 ESC 键或单击另一个图标，并且每次单击/拖动单元格时都会粘贴格式。当您想一次应用于多个位置时，这很有用。
2-4 即时插入行和列
在 Excel 中制表时，您经常有机会插入或删除行、列和单元格。通过单击右键菜单或工具栏（功能区）上的图标来工作效率很低，所以让我们在这里记住快捷键。
插入行和列
- ①选择要插入行或者列的目标行或者列。
- ②按[Ctrl]+[Shift]+[+]。
- ③按快捷健的次数也就是插入行或者列的次数。
插入单元格
- ①选择要插入的单元格的目标单元格。
- ②按[Ctrl]+[Shift]+[+]。
- ③在对话窗中选择插入位置，单击[确认]。
- ④空白单元格被加入。
如果您选择单个单元格并按 [Ctrl]+[Shift]+[+]，将出现一个插入窗口（对话框），您可以选择移动所选单元格的方向。。
另外，如果要删除它，快捷键是[Ctrl]+[-]。这里如果按“Shift”就会变成“=”，所以我们不要按Shift。
对于插入和删除，如果选择了多行/列，将插入与选择的行/列数相同的行/列。如果您想一次移动大量物品，记住这一点将有助于您更高效地工作。
2-5 快速操作大量数据
在 Excel 中创建一个巨大的表格时，您可能需要比较多个点。在这种情况下，麻烦滚动和比较是低效的。这就是窗口的改变自我技术派上用场的地方。
如果您按下访问键“Alt”→“W”→“N”，您正在处理的另一个窗口将被新打开。它们都显示完全相同的文件，编辑其中一个将更改两者的内容。您所要做的就是将两个窗口并排放置，滚动到所需位置，然后进行比较。如果您记得“Window”（W）是“New”（N：New），这个访问键就更容易记住了。
两个窗口同时显示一个文件可能有点奇怪，但在体育转播中，多个摄像机同时移动着比赛，摄像机之间的切换保持了比赛的流畅。这就像一个变化的观点。
您还可以垂直和水平拆分单个窗口。与多窗口视图相比，它可能感觉有点狭窄，但它很方便，因为它允许您一次比较多个位置。分割窗口的快捷键是“Alt”→“W”→“S”，你要记住“窗口”（W）是“剪切”（S）。
